A la hora de organizar un evento, uno de los temas más importantes a tener en cuenta para que éste sea todo un éxito, es la elección del lugar en el que se va a celebrar.
Está claro que se no necesitan cumplir los mismos requisitos si hablamos de celebrar un cumpleaños, una fiesta de graduación o una boda…, por lo que tampoco servirá un mismo espacio. Por eso, antes de nada, se deben plantear y dar respuesta a una serie de preguntas:
- ¿Qué tipo de evento es?
- ¿A qué público va dirigido?
- ¿Cuántos invitados habrá?
- ¿Cuáles son las franjas de edades de los invitados?
- ¿Es un evento de negocios, deportivo… o quizá una celebración?
- ¿Qué variación de actividades tendrá el lugar?
- ¿En qué fecha se realizará?
- ¿Cuál es el presupuesto máximo?
- ¿Qué sensación queremos transmitir?
- ¿Qué servicios se necesitarán?
Toda esta serie de factores serán determinantes para tomar la decisión acertada. Por poner un ejemplo, si lo que necesitamos es celebrar una boda en primavera con una asistencia de 200 invitados de los que 40 son niños, tendremos que tener en cuenta que podría llover, que habría que dar respuesta a la necesidad de juego de los pequeños, que dispusiera de espacios diferenciados para la ceremonia y para la celebración… Plantear todas las variantes y posibilidades, pensar en todos los supuestos garantizará un recuerdo maravilloso en la mente de todos los asistentes.
A continuación, vamos a ver más detalladamente, estos aspectos:
Objetivo del evento
¿Para qué necesitamos encontrar el lugar perfecto? ¿Qué queremos transmitir? Éstas son quizá las preguntas más importantes y que nos darán la primera pista de por donde debemos focalizar nuestra búsqueda.
Es posible que necesitemos un lugar para una reunión de empresas, entonces tendrá que ser tranquilo, céntrico, bien comunicado, con un espacio diáfano para instalar mesas, que disponga de sistema de audio y de proyección de video, climatizado… Qué transmita seriedad y control, donde los asistentes puedan llegar cómodamente y disponer de todo lo necesario.
Quizá es una fiesta de cumpleaños infantil. Necesitaríamos un espacio amplio, con diferentes zonas donde poder repartir las diversas actividades: juego, merienda, entrega de regalos, zona para las familias, con los baños accesibles, climatizado… Donde haya diversión y seguridad.
En cambio, para una boda habría que pensar en la temática y estilo que la definiría ¿Qué atmosfera queremos que se respire? ¿Queremos que sea sobria y elegante? ¿Divertida y sorprendente?
Público invitado al evento
Debemos de tener claro que las personas asistentes tienen una expectativa propia que esperan ver cumplida. Dicha expectativa es variada, un ejecutivo que asiste a un congreso será más exigente en unos aspectos diferentes que por ejemplo un deportista invitado a un acto conmemorativo.
Conocer el número de personas es primordial, pues se ha de cumplir con las normativas de seguridad en cuanto a los aforos.
La edad de los asistentes también debe tenerse en cuenta para una buena elección (accesos, movilidad, asientos…)
La fecha
A lo largo del año hay variaciones en cuanto a la climatología que pueden afectar al desarrollo de la actividad programada. En este sentido se tiene que tener en cuenta que durante los meses de primavera y otoño son muy probables las lluvias y por lo tanto debemos tener opción de resguardo en caso de que se realizara al aire libre. En cambio, en invierno y en verano las temperaturas son extremas por lo que nos debe interesar es que haya climatización.
Además, se debe tener en cuenta de que existen fechas en las que suele haber mayor demanda de alquiler tanto de locales, salas u hoteles como de servicios necesarios para el desarrollo del evento.
El presupuesto
Es recomendable asignar una cantidad de dinero, establecerla desde el principio, y realizar una elección de local que sea consecuente al presupuesto.
La ubicación
Otro aspecto importante es la ubicación, su geolocalización. Y valorar la distancia a recorrer para llegar al lugar y el tiempo que se emplea. A su vez habrá que pensar si nuestros invitados necesitaran llegar en transporte propio y por lo tanto hará falta que haya zona de aparcamiento, o si preferimos que haya transporte público para facilitar la asistencia.
Los servicios
No todos los lugares ofrecen los mismos servicios, se deberá pensar bien que necesitamos: una zona de baile, atril, servicio de cocina, mesas y sillas, limpieza final, animación, equipo de proyección, jardín…
Como ves hay aspectos muy importantes para tomar una decisión. Cuando se busca el mejor lugar donde realizar un evento debemos de responder a todas las preguntas que no son más que el reflejo de lo que necesitamos.